Stillingsbeskrivelse
- Administrativ hjelp til TCM DA ledergruppe og administrasjon. Dette inkluderer også deler av administrasjon innenfor driftsavdelingen.
- Dokumenthåndtering; både mot elektroniske databasesystemer samt fysisk lagring, håndtering av innkommende post

- Fakturahåndtering i Xledger
-- Innscanning og oppbevaring av innkommende faktura
-- Oppfølging av leverandører inkludert purringer, kreditnota, dokumentasjon, formalkrav
-- Oppfølging av interne godkjenninger av fakturaer
-- Systematisering og kontroll over leverandørfakturaer

- Bestillinger av rekvisita
- Bistå i forbindelse med inn- og utmelding av personer (sammen med HMS) inkl. adgangskontroll, dette gjøres i Statoils systemer

- Oppfølging av leverandører
-- facility services,
-- IT-leverandør

- Kantinebestillinger, møtebookinger, samlinger etc

- Bistå administrerende direktør i
-- Forberedelse og fasilitering av møter, presentasjoner og besøk
-- Skrive referat fra ledermøtene

- Administrativ hjelp til økonomisjef og kontraktsadministrator etter behov

- Etasjeansvarlig
-- Ansvar for den generelle orden på møterom, printerrom, gjestegarderobe og kaffekrok

Kvalifikasjoner
- Relevant 3-årig høyere utdanning, kan ved rett kandidat vurderes kompensert ved yrkeserfaringen innfor relevant fagområde.
- Flytende norsk og engelsk både muntlig og skriftlig

IT-systemer:
- Generelt gode IT-kunnskaper
- Evne å lære nye systemer og programmer
- ERP-systemer som SAP eller lignedne
- Microsoft baserte programmer som Word, Excel, Outlook, PowerPoint og Visio
- Xledger eller lignende regnskapssystemer
- Interaxo eller lignende dokumentsystem

- Høy grad av serviceinnstilling
- Initiativ til å bidra i arbeidet mot felles mål
- Fleksibel
- Selvstendig og evner til å prioritere arbeidsoppgaver
- Gode evner til å arbeide i et miljø med høyt tempo
- Evne til å samarbeide med kollegaer på ulike arbeidsplattformer, både i kontorlandskap og elektroniske samarbeidsløsninger

Varighet 01.01.2018 - 31.05.2018. Det planlegges med overlapp/opplæring, dette beregnet til cirka en måned.
Opsjoner Muligheter for forlengelse
Lokasjon Bergen, Mongstad
Stillingsprosent Stillingsstørrelsen vil avhenge av behov, og vil avtales nærmere underveis i avtaleforholdet.

For mer informasjon om fordeler og muligheter ved å være omega ansatt se insideomega.no